Zwroty i reklamacje

Flossa jest usługą świadczoną drogą elektroniczną w modelu abonamentowym. Nie sprzedajemy towarów fizycznych, dlatego nie występuje tu zwrot towaru ani odesłanie przesyłki — poza jednym wyjątkiem opisanym w § 6, dotyczącym urządzenia nagrywającego udostępnianego w ramach usługi Flossa Echo.

Abonament płatny jest z góry za dany Okres rozliczeniowy, a Nadwyżka — z dołu, po zakończeniu Okresu, w którym powstała. Ma to bezpośredni wpływ na zasady rozliczenia w razie rezygnacji, opisane poniżej.

Z usługi można zrezygnować w każdej chwili, bez podawania przyczyny i bez opłat karnych. Wystarczy wysłać wiadomość na adres kontakt@flossa.ai z adresu poczty elektronicznej osoby upoważnionej po stronie Klienta.

Rezygnacja jest wypowiedzeniem Umowy w rozumieniu § 7 Regulaminu i wywiera skutek z upływem okresu wypowiedzenia. Do tego czasu usługa działa normalnie, a Klient zachowuje pełny dostęp do panelu operatora oraz do zgromadzonych danych.

Potwierdzenie przyjęcia rezygnacji wraz ze wskazaniem daty zakończenia świadczenia usług wysyłamy pocztą elektroniczną. Jeżeli w ciągu 2 dni roboczych nie otrzymasz potwierdzenia, prosimy o ponowny kontakt — brak potwierdzenia oznacza, że zgłoszenie do nas nie dotarło.

Przed zakończeniem Umowy lub w terminie 30 dni po jej zakończeniu można wystąpić o wydanie danych zgromadzonych w Platformie. Zasady eksportu opisuje § 7 Regulaminu.

Zwracamy zapłacone środki w następujących sytuacjach:

• Błąd rozliczeniowy — faktura została wystawiona na kwotę wyższą niż wynikająca z Zamówienia albo naliczono zużycie, które nie miało miejsca. Zwracamy różnicę w całości.
• Podwójne obciążenie — ta sama należność została opłacona dwukrotnie. Zwracamy nadpłatę w całości.
• Usługa nie została uruchomiona — mimo opłacenia Abonamentu lub opłaty wdrożeniowej wdrożenie nie doszło do skutku z przyczyn leżących po naszej stronie. Zwracamy całość wpłaconej kwoty.
• Istotna niedostępność usługi — dostępność w danym Okresie rozliczeniowym spadła poniżej poziomu wskazanego w § 8 Regulaminu z przyczyn leżących po naszej stronie. Zwracamy część Abonamentu proporcjonalną do czasu niedostępności.
• Reklamacja uwzględniona — usługa była świadczona nienależycie, a wady nie udało się usunąć w rozsądnym terminie. Zakres zwrotu ustalamy indywidualnie, proporcjonalnie do stwierdzonej nieprawidłowości.
• Odstąpienie od umowy — w przypadkach opisanych w § 5.

Abonament za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi proporcjonalnemu w razie rezygnacji w trakcie tego Okresu. Usługa pozostaje dostępna do końca opłaconego Okresu — rezygnacja nie skraca dostępu, za który już zapłacono.

Zwrot nie przysługuje również, gdy:

• usługa była świadczona prawidłowo, a rezygnacja wynika ze zmiany planów Klienta lub zaprzestania korzystania z niej,
• niewykorzystana została pula minut zawarta w Abonamencie — limity nie kumulują się między Okresami rozliczeniowymi i nie są zamieniane na zwrot pieniędzy,
• przerwa w działaniu usługi wynikła z okoliczności, za które nie odpowiadamy, w szczególności z awarii po stronie operatora telekomunikacyjnego, systemu rezerwacyjnego Klienta lub z braku wymaganego współdziałania przy wdrożeniu,
• usługa została zawieszona lub Umowa rozwiązana z powodu naruszenia Regulaminu przez Klienta,
• opłata wdrożeniowa dotyczy wdrożenia już zrealizowanego — po jego zakończeniu i uruchomieniu usługi opłata ta nie podlega zwrotowi.

Flossa jest usługą kierowaną do przedsiębiorców, więc ustawowe prawo odstąpienia w terminie 14 dni co do zasady nie ma tu zastosowania.

Prawo to przysługuje jednak osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego — czyli osobie, o której mowa w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta — a także konsumentowi, jeżeli doszłoby do zawarcia z nim umowy.

W takim wypadku od umowy zawartej na odległość można odstąpić bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, wysyłając oświadczenie na adres kontakt@flossa.ai. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

Jeżeli na wyraźne żądanie uprawnionego świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu na odstąpienie, w razie odstąpienia zapłacie podlega kwota proporcjonalna do zakresu świadczenia spełnionego do chwili poinformowania nas o odstąpieniu. Po pełnym wykonaniu usługi za wyraźną i uprzednią zgodą uprawnionego, po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia, prawo to wygasa.

Urządzenie nagrywające wykorzystywane w usłudze Flossa Echo udostępniamy Klientowi do używania na czas trwania Umowy — nie jest ono przedmiotem sprzedaży. Po zakończeniu Umowy urządzenie należy zwrócić w terminie 14 dni, na nasz koszt, według instrukcji przekazanej wraz z potwierdzeniem rezygnacji.

Zwrotowi podlega urządzenie sprawne, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego używania. W razie utraty urządzenia lub uszkodzenia wykraczającego poza normalne zużycie możemy obciążyć Klienta jego wartością wskazaną w Zamówieniu.

Jeżeli urządzenie jest niesprawne od początku lub ulegnie awarii w trakcie trwania Umowy z przyczyn niezależnych od Klienta, wymieniamy je na sprawne bez dodatkowych opłat.

Reklamację składa się pocztą elektroniczną na adres kontakt@flossa.ai. Nie wymagamy żadnego formularza ani formy pisemnej.

Aby przyspieszyć rozpatrzenie, prosimy o wskazanie:

• nazwy Klienta oraz adresu e-mail powiązanego z kontem w Platformie,
• czego dotyczy zgłoszenie — usługi, rozliczenia albo konkretnego zdarzenia,
• daty i przybliżonej godziny zdarzenia, a jeżeli dotyczy ono pojedynczej rozmowy lub wizyty — również jej identyfikatora widocznego w panelu operatora,
• numeru faktury, jeżeli zgłoszenie dotyczy rozliczenia,
• oczekiwanego sposobu załatwienia sprawy, w tym żądania zwrotu środków.

Reklamację dotyczącą rozliczenia prosimy złożyć w terminie 30 dni od dnia otrzymania faktury. Zgłoszenie po tym terminie również rozpatrzymy, ale ustalenie stanu faktycznego może zająć więcej czasu.

Otrzymanie reklamacji potwierdzamy w ciągu 2 dni roboczych. Reklamację rozpatrujemy w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i w tym terminie przesyłamy odpowiedź pocztą elektroniczną.

Jeżeli rozpatrzenie zgłoszenia wymaga dodatkowych ustaleń, w szczególności po stronie operatora telekomunikacyjnego lub dostawcy systemu zintegrowanego z Platformą, informujemy o tym przed upływem 14 dni, wskazując przewidywany termin odpowiedzi. Termin ten nie przekroczy 30 dni od dnia otrzymania reklamacji.

Odpowiedź zawiera stanowisko w sprawie wraz z uzasadnieniem, a w razie uwzględnienia reklamacji — sposób i termin jej realizacji.

1. Termin

Zwrot realizujemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia uznania reklamacji lub otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

2. Sposób

Środki zwracamy tą samą drogą, którą została dokonana płatność, chyba że Klient wyraźnie wskaże inny sposób i nie wiąże się on dla niego z żadnymi kosztami.

Płatność zrealizowaną przelewem bankowym zwracamy na rachunek, z którego wpłynęła. Płatność zrealizowaną kartą lub szybkim przelewem online zwracamy za pośrednictwem operatora płatności; w takim przypadku środki mogą pojawić się na rachunku Klienta w ciągu kilku dni roboczych od zainicjowania zwrotu, a na wyciągu bankowym mogą być widoczne jako uznanie odwołujące się do pierwotnej płatności, a nie jako pozycja opisana wprost jako zwrot.

Do zwrotu wystawiamy fakturę korygującą i przesyłamy ją na adres poczty elektronicznej Klienta.

Za nadpłatę wynikającą z błędu rozliczeniowego nie pobieramy żadnych opłat manipulacyjnych. Zamiast zwrotu na rachunek Klient może wybrać zaliczenie nadpłaty na poczet kolejnego Okresu rozliczeniowego — decyzja należy do Klienta.

Jeżeli Klient nie zgadza się ze stanowiskiem zawartym w odpowiedzi na reklamację, może wystąpić o ponowne rozpatrzenie sprawy, wysyłając wiadomość na adres kontakt@flossa.ai wraz z uzasadnieniem. Odwołanie rozpatrujemy w terminie 14 dni.

Dążymy do polubownego rozwiązywania sporów. Zasady właściwości sądu w razie braku porozumienia określa § 16 Regulaminu.

Konsument oraz osoba, o której mowa w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, mogą skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z mediacji przy wojewódzkich inspektoratach Inspekcji Handlowej oraz z pomocy powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów.

Wszystkie sprawy opisane w tym dokumencie — rezygnacja, zwrot środków, reklamacja i odwołanie — prowadzimy pod adresem kontakt@flossa.ai. Pełne dane rejestrowe i adres korespondencyjny podaje § 1 Regulaminu.

Niniejszy dokument obowiązuje od dnia 15.08.2026 r.